Assinatura Digital Qualificada e Faturação Eletrónica
FAQs
Tudo o que precisa saber!
O que muda a partir de 2024?
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Assinatura Digital Qualificada nas Faturas em PDF
Todas as faturas em PDF enviadas pelas empresas por via eletrónica até ao dia 31 de dezembro de 2024 são aceites. A partir do dia 1 de janeiro de 2025 têm de passar a conter uma Assinatura Digital Qualificada para serem consideradas legais.
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Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos
A partir do dia 01 de janeiro de 2025 todas as entidades fornecedoras do Estado têm obrigatoriamente de utilizar um sistema de faturação eletrónica que garanta o envio das faturas no formato standard aprovado pela Autoridade Tributária – CIUS-PT.
1. Qual a diferença entre a Assinatura Eletrónica e a Assinatura Digital?
Na prática, não há qualquer diferença entre as duas. O termo oficial utilizado pelo Governo é “Assinatura Eletrónica Qualificada”, contudo, de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, tem sido mais utilizado o termo “Assinatura Digital Qualificada”.
2. A Assinatura Digital Qualificada é sempre necessária?
A Assinatura Digital Qualificada é obrigatória em documentos enviados por via eletrónica por ser a melhor forma de conferir ao documento os requisitos de autenticidade do emissor e integridade do documento.
3. Qual a diferença entre uma Assinatura Digital e um Selo Eletrónico Qualificado?
As empresas precisam de um certificado que as identifiquem enquanto entidade e, para além disso, precisam ainda de garantir a Assinatura Digital Qualificada para efeturar a assinatura dos documentos (Selo Eletrónico).
4. Qual é a diferença entre a certificação duma fatura com a assinatura digital com recurso aos atributos profissionais e a aposição de um selo digital qualificado?
A assinatura digital com recurso aos atributos profissionais certifica que uma pessoa com determinada função (por exemplo sócio gerente) dentro duma organização ou empresa procedeu à assinatura da fatura recorrendo ao certificado associado ao cartão do cidadão. A aposição de um selo digital qualificado, atesta que uma empresa procedeu à assinatura da fatura através dum certificado digital emitido para a empresa ou organização.
5. Como verificar a legalidade de uma fatura?
Para garantir a autenticidade dos documentos de faturação da empresa, é essencial saber identificar os elementos que lhe atribuem a legalidade:
. Certificado e Assinatura Digital Qualificada em nome da empresa que as emite;
. Identificação da empresa em todos os documentos emitidos;
. Preço líquido e valores tributáveis na fatura;
. Denominação detalhada dos bens ou serviços prestados;
. Faturas datadas e numeradas sequencialmente.
6. Que documentos devem ser assinados?
No âmbito da legislação da Faturação Eletrónica, a obrigatoriedade de Assinatura Digital Qualificada aplica-se às faturas em formato PDF enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
7. Os meus documentos de faturação assinados por uma terceira entidade, são válidos?
Não. Todos os documentos de faturação devem deter certificado e assinatura em nome da própria empresa e nunca em nome de terceiros, de modo a reter o seu valor legal – de acordo com o comunicado do Gabinete Nacional de Segurança.
8. As faturas com assinatura digital qualificada são válidas para entidades públicas?
No caso da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos, a comunicação de faturas tem de ser feita através do envio do formato standard CIUS-PT às entidades públicas. Este envio poderá ser realizado através de um sistema de faturação eletrónica automatizado (EDI).
9. As soluções Cegid integram com a plataformas criada pelo governo (AMA/SAFE) para dar resposta à obrigatoriedade da assinatura digital qualificada?
As nossas soluções já têm esta integração com a AMA/SAFE. Poderá também responder à obrigatoriedade aderindo à solução de faturação eletrónica Cegid Yet que lhe garante o envio de faturas em PDF assinadas eletronicamente.
1. Qual é o formato exigido pela Administração Pública para uma fatura eletrónica ser aceite?
Para serem aceites como faturas eletrónicas no âmbito dos Contratos Públicos, os documentos devem respeitar o modelo de dados semânticos CIUS-PT, instituído pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.), através de um sistema EDI.
2. O que é o CIUS-PT?
O CIUS-PT é o modelo de dados semânticos para a faturação eletrónica criado pela eSPap para a norma portuguesa de Faturação Eletrónica nos Contratos Públicos, cumprindo assim os requisitos da norma europeia EN 16931-2017. O CIUS-PT é gerado como um documento XML como standard para a faturação eletrónica.
3. Consigo assinar faturas CIUS PT com o meu selo qualificado?
Sim. Com recurso a uma solução de faturação eletrónica EDI poderá assinar faturas em formato CIUS PT – para a emissão de faturação eletrónica à administração pública.
4. O que são modelos semânticos na faturação eletrónica?
Um modelo de dados semânticos é um formato standard de estruturação de informação de uma forma lógica e coerente em que os dados têm um significado (semântica) e a sua interpretação autêntica por outros sistemas é assegurada por essa semântica. Na faturação eletrónica, os modelos de dados semânticos são necessários para garantir coerência e interoperabilidade entre vários sistemas de países distintos, garantindo a autenticidade, integridade e inviolabilidade da informação.
5. Qual a ligação entre EDI e CIUS-PT?
EDI (Electronic Data Interchange) é a tecnologia de transmissão de dados recomendada pelo Estado português para suportar o modelo de dados semânticos CIUS-PT, o único aceite para o envio de faturas eletrónicas no âmbito dos Contratos Públicos.
6. As soluções da Cegid integram com a plataformas criada pelo governo (eSPap) para dar resposta à obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos?
As soluções da Cegid integram com a plataforma da eSPap permitindo a importação do ficheiro CIUS-PT de forma manual ou automática para conseguir responder à obrigatoriedade. Como alternativa, a utilização do sistema de faturação eletrónica Cegid Yet garante-lhe o envio automatizado e integrado do formato standard CIUS-PT exigido pelas entidades públicas.
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